【オフィス】マイクロソフト365のススメ

マイクロソフト365
PC

ここでは、ビジネスの定番アプリであるオフィスとそのサブスクリプションである『マイクロソフト365』についてご紹介させていただきます。

この記事を書くきっかけとなったのは、コロナ禍で副業をされたり本格的にネットビジネスに参入される方が多いためか、オフィスアプリについてのお問合せも多くなったからで、特にそういった方はパソコン・ビジネス初心者の方が多く、オフィスアプリを基本から紹介させていただきます。



1.マイクロソフトのオフィスとは?

まずはマイクロソフトが提供しているOffice(オフィス)アプリの種類です。

オフィスアプリの種類

オフィスアプリには、主に以下のものがあります。

 

Word(ワード) 文書作成のためのアプリです。
Excel(エクセル)

表計算が行えるアプリです。
関数を使用すれば、複雑な会計等も簡単に行えます。

Outlook(アウトルック)

高機能なメールアプリです。
メールの送受信以外にも、スケジュールの管理等も行えます。

PowerPoint(パワーポイント)

プレゼンテーション専用のアプリです。
ワードの出力が印刷を目的にしているのに対し、パワーポイントはプロジェクターで作った内容を映し出すことを目的にしています。

Publisher(パブリッシャー)

チラシや印刷物の作成に適したソフトです。
ワードも文書作成はできますが、例えば断ち切り、本や雑誌特有のレイアウトなど、製本作業をイメージするとこのアプリの特徴が把握しやすいかもしれません。

Access(アクセス)

データベース管理ソフトです。
簡単、小規模なデータ(ベース)はエクセルでも作れますが、例えば大規模な顧客データを管理する場合にはアクセスが向いています。

OneNote(ワンノート)

現実の手帳やノートのように自由に書き込むことができる『デジタルノート』です。
Microsoftアカウントがあれば無料で使用可能、さらにWindowsだけでなく、Mac、iOS、Androidなど多くの端末に対応しています。

OneDrive(ワンドライブ)

クラウドストレージサービスです。
無料版と有料版があります。

Skype(スカイプ)

テキストでのチャットや音声通話、ビデオ通話が行えるサービスです。
有料版もありますが、基本的には無料版でほぼすべての機能が使用可能です。/p>

このように、オフィスアプリにはビジネスにも、プライベートにも実用的・魅力的なアプリがそろっています。

オフィスアプリ同士ならデータ共有が可能

オフィスアプリの特徴の一つとしては、データ共有があります。

例えば、エクセルで作った顧客情報(電話番号、氏名、メールアドレス)などをワードで使用したり(その逆も可能)、アクセスでデータベースとしても使用できます。

また、後で紹介しますがマイクロソフト365ではPCだけでなく、スマホやタブレットなどモバイル端末でも使用可能なだけでなく、PCと同一データを共有できるようになり、それらをOneDriveで管理することができるため利便性が大幅に向上しました。

マイクロソフト365とは?

マイクロソフト365
icon以前は Office365と呼ばれていましたが、2020年4月1日より正式にMicrosoft 365へと改名しました。内容は基本的に変わりません。

改名はさておき、家電量販店に行くとソフトの販売棚にオフィス製品が陳列されていて、オフィス2019といった商品が販売されていることがあります。それでは、マイクロソフト365とパッケージ販売されているオフィス製品の違いは何なのでしょうか?

Microsoft 365とパッケージ製品の違い

マイクロソフト365はサブスクリプションサービスで、使用には毎月費用がかかります(Amazonプライムと同じですね)。

一方、店頭で販売されているオフィスは買い切り商品となります。

買い切りパッケージとサブスクリプションサービスの違いは↓のようになります。

買い切り製品(パッケージ版) Microsoft365
①導入費用 パーケージ価格 なし
②月額費用 なし

サブスクリプション
(プランごとに費用が発生)

③使用できるアプリ パーケージごとに異なる 全てのオフィスアプリ
④1ライセンスでインストール可能な端末数 PC2台まで パソコン、スマホ、タブレット合わせて同時に5台まで可能
⑤使用可能なバージョン 購入しパッケージのバージョン 常に最新
⑥サポート 期限つき 期限なし
⑦価格

1~3万円ほど
※バージョンやパッケージにより異なる

プランによって異なる
※例:家庭用は年額¥12,984~

マイクロソフト365がオススメの理由①

すべてのオフィスアプリが使用可能

オススメすべき一つ目の理由は、言うまでもなくすべてのオフィス製品が使用可能であることです。

マイクロソフト365がオススメの理由②

マイクロソフト365では、1TBのクラウドストレージサービス(OneDrive)がついてきます。データ共有において、もはやクラウドストレージサービスの利用は欠かせません。

マイクロソフト365がオススメの理由③

3つ目の理由として、マイクロソフト365がサブスクリプションサービスであることです。

通常『毎月料金がかかる』サブスクリプションサービスは割高に思われる方もいると思いますが、マイクロソフト365では事情が異なります。

例えばOffice Personal 20○○などの買い切りパッケージが2万円ほどだった場合、インストール可能な台数はPC2台のみ、最新版が発売されても有料アップグレードしかありません。また使用可能なアプリは、当然ながらパッケージ版に収録されているアプリのみ使用が可能で、その他のアプリは使用不可です。

例えばPersonal版のパッケージ価格が2万円前後であった場合、オフィス365は1年一括払いの場合1カ月あたり1,000円ほどで利用できるので、パッケージ版と比べると、おおよそ2年以内に元がとれる計算になります。

ビジネスのデファクトスタンダードであるオフィスアプリは一度使い始めると継続的に使用することになり、結果として、マイクロソフト365は継続使用するからこそ、そしてOneDriveなどの付帯サービスもあるのでなおさらパッケージ版よりお得になってしまうのです。

個人事業など小規模ビジネスではさらに有利

例えば個人事業主など小規模な経営状態であれば、マイクロソフト365の優位性がさらに際立ちます。

例えば営業周りではモバイル端末(スマホ・タブレット等)を利用し、かつ事務所ではPCにオフィスアプリが必要であった場合、単純計算で『PC1台+スマホ1台+タブレット1台』の合計3台分のアプリが必要となりますが、この時点でPC用のパッケージ版では足りなくなります。

でも、マイクロソフト365であれば最初から端末・OSを問わず5台までインストール可能なので、1ヶ月1000円、年間12000円で事足りてしまうのです。

当たり前の話ですが、パッケージ版はパソコン2台までしかインストールできないため、端末が増えると追加購入の必要にも迫られます、ね。


まとめ

サブスクリプションサービスとして毎月の料金が発生しながら、↑で紹介したように結果的にはこんなにお得なサービスは他に類を見ません。

これまでパッケージ版を購入し古いバージョンを使用し続けていたり、これからビジネスを始めるのであればなおさら、マイクロソフト365
iconはお勧めのアプリとなります。

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